第一章 总则
第一条 为加强学校采购合同管理，维护学校合法权益， 规避合同风险，促进依法治校，根据《中华人民共和国民法 典》及国家相关法律法规，结合学校实际，修订本办法。
第二条 本办法所称采购合同，是指学校与其他平等主 体的自然人、法人、非法人组织之间设立、变更、终止民事 权利义务关系的协议，且需加盖学校公章的书面约定。
第三条 本办法适用于学校范围内以学校名义进行的采 购项目的基建（修缮）工程类、设备物资采购类、委托服务 类采购合同的拟定、审批、签订、履行、变更、解除、终止、 纠纷处理及归档管理等程序。
第四条 订立、履行采购合同，必须遵守国家的法律、 法规并符合学校规定，遵循平等互利、协商一致和诚实守信 的原则，维护学校的合法权益。
第五条 签订采购合同为学校法人行为。未经校长或者 业务归口管理分管校领导授权，学校内部任何单位或个人不 得以学校名义或内部单位名义对外签订采购合同。
第二章 采购合同管理
第六条 国资处负责学校采购合同的管理。 负责采购合 同签订程序的审核、采购合同正本的保管、采购合同履约验 收等工作。采购合同管理部门的主要负责人为采购合同管理责任人。
第七条 党政办公室负责采购合同授权委托手续的办理 及公章管理。完善法定代表人印鉴、合同印章使用制度。
第八条 审计处、监察专员办公室是采购合同管理的监 督机构。监察专员办公室主要负责在采购合同签订、履行和 管理中，对违反本办法规定给学校造成损失的负责人、责任 人的监督、执纪问责。审计处主要负责对合同签订、履行、 验收等环节及管理过程中的审计监督，发现问题及时提出整 改意见。
第九条 校内各单位作为具体实施采购工作的承办部门， 负责采购合同文本的草拟、送审及履行工作，履行以下合同 管理职责：
（ 一）负责合同项目的提出；
（ 二）对合同相对方的主体资格、资信及履约能力等情 况进行调查；组织合同项目的洽谈和谈判；
（ 三）办理授权委托申请；起草合同文本；
（ 四）负责合同的报送审查、备案；
（ 五）负责对合同及相关资料的整理和归档；
（ 六）负责对合同变更、解除及纠纷的处理；
（七）合同涉及政府秘密和商业秘密的，应当做好保密 工作，严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关 法律法规的规定。并负责落实采购合同经费来源，确定合同 标的、工期、质量要求等。采购合同执行部门的主要负责人 为采购合同承办责任人。
第十条 学校各业务主管部门按照相应职能职责，履行 以下管理责任：
（ 一）审核采购合同基本条款的完备情况，采购合同变 更和解除、违约和违约责任以及采购合同争议解决方式等；
（ 二）审核采购合同的规范性、合法性，协助处理采购 合同纠纷。
第十一条 对于存在不确定事项或重要的采购合同，经 学校法律顾问审查把关， 以确保学校权益得到法律保护。
第三章 采购合同内容
第十二条 项目采购前，项目部门需向国资处提交采购 项目审批表方可执行项目采购及采购合同的签订。其中，凡 属于需要进行招标采购的项目，必须通过招标后按照招标结 果签订；凡属于竞争性谈判、单一来源采购或询价等方式采 购的项目，必须在通过谈判或询价等方式后按照其结果签订 采购合同；其他情况由国资处根据设备类型、经费预算、资 金类型等情况确定集中采购、 自行采购等相应的采购方式后， 方可签订采购合同。
第十三条 采购合同内容、条款必须合法、完整、明确、 具体、严谨，必须如实、准确地反映合同各方的真实意思表 示。采购合同争议解决应当争取选择在学校所在地诉讼或仲 裁。
第十四条 采购合同内容一般应包括以下条款：
（ 一）合同主体的名称或者姓名和住所、联系方式；
（ 二）合同标的或者项目的详细内容；
（ 三）数量、质量、货款总额及支付方式；
（ 四）技术指标与验收标准；售后服务条款、质保金、 合同当事人权利和义务；
（ 五）履行期限、地点和方式；违约责任及赔偿损失计 算方法；合同变更、解除及终止的条件；
（ 六）合同争议解决方式；
（七 ）生效条件、订立日期。
第十五条 国家或行业有合同标准文本的，应当优先选 用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根 据实际情况进行修改。采购合同业务主管部门可根据管理需 要确定制式采购合同的内容、使用范围等，经国资处审核修 订后使用。政府采购合同文本须报经自治区财政厅审查或备 案的， 由国资处履行相应程序。
第十六条 采购合同文本须经审核、审批、编号后方可 加盖呼和浩特民族学院合同专用章。
第十七条 采购合同文本原则上不得对招标、谈判或询 价中已确定的重要内容，如标的、质量、价款、中标单位等 做出变动或更改。如遇特殊情况，确需调整采购内容和数量 的，需要签署变更协议，再按照学校相关规定，重新审查确 认。采购合同不得有下列内容：超越单位职权范围的承诺或 者义务性约定；违反法律规定以单位作为合同保证人；其他 违反法律、法规、规章强制性规定或者损害国家、社会公共 利益的约定。
第十八条 采购合同的内容必须采取书面形式，经签约
双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、会签协议及备 忘录等均为合同的组成部分。采购合同及相关资料一般一式 五份，双面打印。学校三份由党政办公室、国资处、项目部 门各一份。对方单位两份。
第四章 采购合同签订程序
第十九条 各承办部门在提交《呼和浩特民族学院采购 合同审批表》时，必须按以下要求提供相关材料：
（ 一）属于招标采购的，需提供中标通知书；
（ 二）属于不适宜招标采购的项目，应提供自行采购成 交书、采购会议纪要等；
（ 三） 其他需要提交的材料。
第二十条 各承办部门办理采购合同审核事项时，应指 定本部门承办人员负责，不得由非本校职工代办。
第二十一条 采购合同订立时，应通过相应的审查程序。 审查部门应分工协作，各负其责，共同维护学校的经济利益 和其他合法权益。
（ 一）20 万元以下自行采购项目合同，由采购部门负责 人审批、法律顾问审核，业务归口管理部门、国资处、党政 办负责人审批。 由业务归口管理部门分管领导授权业务归 口 管理部门负责人签订合同；
（ 二）20 万元以上 50 万元以下集中采购项目合同，还 需业务归口管理部门分管领导、国资处分管领导审批。校长 授权业务归口管理部门分管领导签订；
（ 三）50 万元以上采购项目合同，由校长签订或者校长
授权业务归口管理部门分管领导签订。其中，50 万元以上工 程项目，还需审计处审核；
（ 四）100 万元以上采购项目合同，由校长签订。其中， 工程项目还需审计处审核。
第二十二条 各业务主管部门、国资处及主管校领导在 审核采购合同时，均有权要求承办部门针对采购合同中的不 确定或有争议的事项提请法律顾问审查，并提交《法律顾问 审查意见书》。
第二十三条 采购合同审批及签署应由审批人或签订人 亲笔签字，不得以签字章或私人印章代替。
第二十四条 采购合同订立后，承办部门应将合同正本、 招投标资料及其他初审材料一同报送国资处，由国资处对合 同进行统一编号并保存。对于各业务主管部门直接签署完成， 但文本中存在明显错误的采购合同，国资处有权要求修订，
否则不予备案。未备案的采购合同，不能作为资金收付依据。 中标供应商需缴纳履约保证金，履约保证金不超过中标价的 10%。履约保证金可以采用多种形式，包括支票、汇票、本 票或者金融机构、担保机构出具的保函等形式。
第五章 采购合同的履行
第二十五条 采购合同签订后， 即具有法律效力，双方 当事人应当全面履行，严格按照合同约定及时行使权利、履 行义务。
第二十六条 采购合同履行单位及业务主管部门、监督 部门必须按合同约定条款组织实施，并对采购合同执行情况进行监督检查，保质、保量按期完成合同约定事项。
第二十七条 在采购合同履行过程中，确需变更或解除 采购合同的，应经双方协商后，签订变更或解除采购合同文 本，并按前述流程报相关部门审核后签订。变更或解除采购 合同的文本与原采购合同具有同等的法律效力。
第二十八条 经合同承办部门验收或提供相关资料后， 财务处根据合同文本及相关部门签章办理资金结算。对具有 下列情形的业务，财务处有权拒绝付款：
（ 一）发票或合同签批手续不完备的；
（ 二）没有经费来源的；
（ 三）收款单位与采购合同对方当事人名称不一致的；
（ 四）付款单位与采购合同当事人名称不一致且未出具 代付款证明的；
（ 五）采购合同未归档备案的。
第二十九条 采购合同执行过程中出现争议时， 由双方 协商解决，协商不成的，通过仲裁、诉讼等法律程序解决。 采购合同作为学校对外活动的重要法律依据和凭证，相关人 员应当保守采购合同秘密。
第三十条 采购合同履行完毕的标准，应以采购合同条 款的约定或法律法规的规定为准，重大采购合同履行完毕 后，采购合同执行部门应向采购合同业务主管部门报送采购 合同验收文件。采购合同履行完毕，国资处应及时按会计档 案管理要求进行整理，并移送档案室，不得遗失、随意处置 或销毁。
第三十一条 采购合同生效后，如对方不履行采购合同 义务或者履行合同义务不符合约定，采购合同执行部门应当 及时申请采购合同业务主管部门向对方发出要求按约定继 续履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履行采购合同。 如因对方违反合同约定使学校受到损失，采购合同执行部门 应当及时采取措施防止损失扩大，同时向业务主管部门报告。
第三十二条 在采购合同履行过程中发现有显失公平、 条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变 化等客观因素， 已经或可能导致学校利益受损，采购合同执 行部门应当立即采取相应措施，按规定程序及时报告，按照 规定权限和程序办理合同补充、变更、撤销或解除事宜，将 损失降到最低。变更或补充后的合同视同新采购合同，需要 重新履行相应的采购合同审批管理程序。
第六章 风险预警
第三十三条 合同订立后，相关部门和人员应全面履行 合同，并负责及时处理合同履行中出现的问题。应督促合同 相对方履行合同，如发现对方不按约定履行合同，应及时向 分管领导或主管领导报告有关情况，并应及时以书面形式向 相对方提出异议并保留相关证据材料。
第三十四条 合同履行过程中发现的一般合同风险由承 办部门自行负责处置。
第三十五条 合同履行过程中，承办部门发现对方严重 违约，或者发生合同变更、合同转让等异常情形，可能影响 实现合同目的或者产生其他重大法律风险时，应当进行合同风险预警报告。
第三十六条 对具有下列情形之一的合同风险，承办部 门应当向国资处、学校领导进行报告：
（ 一）合同内容发生了重大变化，当事人双方经协商不 能达成一致意见的；
（ 二）订立合同一方，将自己在合同中的权利、义务全 部或部分转让给第三方的；
（ 三）合同当事人一方或者双方发生违约情形的；
（ 四 ）收到对方的催告、异议、律师函或涉及法律问题 通知的；
（ 五）合同一方经营状况严重恶化；
（ 六）合同一方转移财产、抽逃资金， 以逃避债务；
（七）合同一方丧失商业信誉；
（ 八）合同一方有丧失或者可能丧失履约能力的其它情 形；
（九）发生重大情势变更事项的；
（十） 出现不可抗力情形的；
（十一）其他需要进行风险预警的重大情形。
第三十七条 合同风险预警报告应包括以下内容：
（ 一）争议合同文本及相关补充协议；
（ 二）合同订立和履行情况的说明；
（ 三）合同风险的主要内容及我方初步处理预案；
（ 四）需要论证的问题明细；
（ 五）证据材料及清单；
（ 六）需要提交的其他资料。
第三十八条 国资处应当在 3 个工作日 内，对合同风险 预警报告提出法律意见。对特别重大的合同风险预警报告， 国资处认为有必要时，可以召开专家论证会。召开论证会的 时间不包括在 3 个工作日内。
第三十九条 对需要聘请律师参与处理合同风险或非诉 讼合同谈判的， 由党政办根据情况委派专业律师。
第四十条 对合同履行中出现的重大风险，承办部门应 当向学校领导汇报。
第七章 争议处理
第四十一条 合同难以继续履行或发生纠纷时，应首先 采取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的， 应当签订书面协议。协商或调解不能达成一致意见的，可按 合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。
第四十二条 本办法所称合同争议，仅指承办部门与对 方当事人在合同履行过程中产生纠纷，经过协商无法解决， 需要进入或已经进入仲裁或者诉讼程序的合同争议。
第四十三条 发生合同争议需要提起诉讼或申请仲裁的， 承办部门应当在提起诉讼或申请仲裁前将有关情况向国资 处报告。
第四十四条合同对方当事人提起诉讼或申请仲裁的，承 办部门应当在收到应诉通知 1 日内，向国资处报告并提交有 关资料。
第四十五条 发生合同纠纷时，合同订立部门应按下列
要求收集处理合同争议的证据资料，为进行仲裁或诉讼做好 必要准备：
（ 一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关 电报、信函、 图表、视听资料等；
（ 二）有关票据、票证；
（ 三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定 报告、检测结果等；
（ 四）其他有关资料。
第四十六条 需要聘请律师参与合同争议处理的，党政 办应根据申请，在 3 个工作日内委派专业律师。
第四十七条 承办部门应及时与律师事务所签订委托代 理合同并办理相关手续。
第四十八条 承办部门应配合律师做好证据收集工作， 做好出庭准备。
第四十九条 国资处对被委托律师参与诉讼、仲裁的情 况进行全程监督，确保律师法律服务质量。
第五十条 承办部门对诉讼或仲裁过程中出现的异常情 况，应及时告知国资处， 以及时采取处理措施。
第五十一条 承办部门在合同争议处理完毕后，应当在 5 日内将解决合同争议形成的调解书、协议书、裁定书、判决 书等法律文书归档，并将一份副本或复印件送交国资处。
第八章 法律和经济责任
第五十二条 未经授权私自签订采购合同，造成经济或 其他损失的，学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政或经济责任；触犯法律的，移送司法机关追究法律责 任。
第五十三条 采购合同承办部门、审核部门及法律顾问 均应认真履行职责，保障学校合法权益不受损失。如因审查 不严造成损失的，各承办部门、审核部门及法律顾问均应负 相应责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。
第五十四条 在采购合同审查中因主观故意造成学校重 大损失的，追究其法律责任。
第九章 附 则
第五十五条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和 国民法典》相关条款执行。
第五十六条 本办法由国资处负责解释。
第五十七条 本办法自印发之日起施行，2022 年印发的 《呼和浩特民族学院采购合同管理办法（试行）》同时废止。
