呼和浩特民族学院物资采购内部审计暂行办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强学校物资采购管理，保证采购质量，降低采购费用，提高资金使用效益，维护学校的合法权益，根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《教育系统内部审计规定》、《内部审计事务指南》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的物资是学校在开展教育教学、科学研究、基本建设、修缮项目、管理服务等方面所需的教学科研仪器设备、工具、原材料、辅助材料、办公设备、大众物资等等。

第三条 物资采购内部审计是指学校内部审计部门依据有关法律、法规及相关标准，按照一定的程序和方法，对校内各部门物资采购活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。

第四条 物资采购审计的主要内容包括：采购计划、采购实施、采购合同、物资验收、付款结算、采购资料审计以及物资采购后期审计等。

第五条 学校审计处负责物资采购的内部审计工作。专业技术性较强、采购业务量较大的物资采购审计，由审计处委托社会中介机构进行审计。

第六条 负责物资采购的相关部门和人员，应积极支持和配合物资采购审计工作，自觉接受监督。

第二章 审计内容

第七条 采购计划审计。采购计划审计是对采购计划编制的可靠性、采购计划审批的合规性以及对采购计划中所列物资价格、数量的合理性进行的审计。

（一）采购计划审计内容

1.采购计划编制的可靠性。采购项目是否列入学校年度采购计划；采购计划所列物资是否根据教学、科研、管理、服务等工作实际需要而确定；对于专业性、技术性较强的物资采购，是否组织专家进行了论证。

2.采购计划审批程序的合规性。物资采购部门是否按规定填写物资采购审批表；物资采购部门负责人及相关人员是否按职责分工和授权范围对提交的采购审批表进行分类初审、对口把关；采购计划是否经部门领导班子集体决策；是否经学校有关领导和相关部门审批。

（二）采购价格审计内容

1.新购物资价格的合理性。申请采购部门是否对采购项目所列物资价格进行认真细致的市场调研，价格信息收集渠道是否具有广泛性和有效性。

2.重购物资价格的合理性。对于重复购置的物资，是否以上次成交价格为依据；如价格发生变化，是否有市场调研依据材料。

3.价格清单申报的合规性。物资采购价格清单是否经部门领导和相关人员逐级审核批准；对于专业性、技术性较强的物资采购价格是否经有关专家论证。

（三）采购数量审计内容

计划所列物资数量的合理性。物资采购数量是否与本部门教学、科研、管理、服务工作需要相适应，是否充分考虑到物资的使用效益。

第八条 采购实施审计。采购实施审计是对采购方式选择的合理性、采购实施过程的合规性以及供应商选择的合理性所进行的审计。

（一）采购方式选择的合理性

1.采购方式的确定与采购项目的金额及相关要求是否相适应。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价方式采购的是否符合政府采购法和自治区有关规定，是否按照管理权限履行审批手续。

2.是否存在对达到公开招标数额的项目进行拆分或以其它方式规避招标现象。

3.招标代理机构是否按有关规定选定，招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格范围内。

（二）采购实施过程的合规性

1.信息发布的广泛性。是否在指定的媒体上发布相关招标信息，对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性。

2.实施过程的合规性。达到公开招标数额标准的，是否采取公开招标的方式进行采购。

采用邀请招标的，是否符合《政府采购法》第二十九条的规定；邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请三家以上投标单位参加。

采用竞争性谈判方式采购的，是否符合《政府采购法》第三十条的规定；是否成立了由采购人代表和有关专家共三人以上组成的谈判小组；是否有包括谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项的谈判文件。

采用单一来源方式采购的，是否符合《政府采购法》第三十一条的规定；是否在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

采用询价方式采购的，是否符合《政府采购法》第三十二条的规定；是否成立由采购人代表和有关专家共三人以上组成的询价小组；是否向符合相应资质条件的三家或三家以上供应商发出询价通知书让其报价；是否按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

（三）供货商选择的合理性。

1.定点供货商选择的合理性。包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理。

2.有无完整、真实的供货商资料。供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单。

3.是否根据供货商和本部门的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式确定供货商；有无过度依赖特定供货商的现象，是否设立了备选供货商团队。

第九条 采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

（一）采购合同签订的合规合法性

1.审查供货商是否具有签约资格。供货方是否为法人企业，签约人是否为依法登记的企业法人，企业是否及时年检；企业营业期限是否已经过期或即将到期，供货方是否具备相应的信誉和履约能力。

2.供货方经营范围是否符合合同标的。营业执照注明的经营范围是否包括合同标的，是否与在工商行政管理部门登记注册的范围相符。

3.审查合同的签定程序是否合规。合同起草是否使用了正规的合同版本；草签的合同是否经过组织法律部门、财会部门评审；是否根据组织授权要求报经有关领导审批，有无履行分级授权审批手续；是否办理了必要的公证手续；合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续，对于发现的将严重损害学校利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施。

（二）采购合同条款的完备性和内容的合法性

1.合同标的、数量和质量、价格和结算方式、运输方式、履约期限、地点和方式、违约责任等是否明确、具体；

2.签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性；

3.有无利用合同从事非法行为的可能性；

4.合同条款规定是否为学校争取到最大的财务利益，如充分考虑付款条件和资金优势，选择合理的货款支付方式等。

（三）采购合同的执行结果

1.合同内容是否得到全面、严格地履行；

2.有无合同违约，违约的原因及违约处理结果；如果供应商违约，是否及时组织索赔。如果采购方违约，责任人是否向分管领导提交书面报告，经审批后办理赔偿手续，并追究相关责任；

3.合同纠纷是否及时协商解决，协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门，通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

（四）合同管理是否规范

1.采购部门或主管部门有无合同管理相关规章制度，是否完善；管理人员是否明确，有无重大合同变更的应对防范措施。

2.合同的归档和保管是否完整。合同是否按序编号；台帐登记是否清晰完整；支持性文件是否齐全，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件。

第十条 采购合同执行情况审计。采购合同执行情况审计是指在采购物资运达指定地点后，对物资验收、计量、价格和货款支付等业务执行的规范性、合法性和真实性等所进行的审计。

（一）采购方式执行情况审计

审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购；采购部门是否在合格供货商目录中选择供货商，如有改变，其改变的原因和批准手续是否合理；对于发现的供货商供货问题，采购部门是否及时采取相应措施限期整改，对整改无效者，是否暂停其供货。

（二）质量控制执行情况审计

1.采购部门和采购主管部门是否按照学校物资验收相关规定进行验收，对专业性、技术性较强的物资是否邀请有关专业人员共同验收；有无采取适当措施防止采购人员、验收人员与保管人员串通舞弊现象的发生。

2.物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；

3.物资验收是否有正规的验收报告，并有关人员签署验收意见；

4.短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，是否根据不同情况及时组织索赔；

5.对逾期未交货者，是否按合同规定给予罚款或没收违约金；

6.对大型或数额较大的物资采购，是否取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

（三）价格执行情况审计

1.物资采购是否按批准价格执行。发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准。

2.运费的组成和数额是否合理。应根据确定的运费价格标准审查物资采购运费，保证实际运费控制在标准范围之内。包括：运输方式的选择、运输里程的确定、运输商的选择、运价组成等。

（四）采购票据审计

1.物资采购的票据是否齐全，是否按照采购业务发生的先后顺序编号。

2.各种票据载明的物资名称、采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据相关内容是否一致。

3.票据的填写是否合规，手续是否齐全，来源渠道是否正规，保管、领用和注销措施是否完善，传递程序是否合规等。

第十一条 付款执行情况审计。

（一）负债的确认是否正确。采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财务部门；财务部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。

（二）应付账款的登记是否正确。应付账款登记和管理是否由独立于申购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款。

（三）付款处理是否合规。付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计人员审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

（四）预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。

第十二条 采购资料审计。采购资料审计是对采购资料的真实性、完整性、规范性等所进行的审计。

（一）采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料是否完整、齐全，整理是否规范。

（二）采购部门和招标代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件是否妥善保存；有无伪造、变造、隐匿或者销毁等现象。

第十三条  物资采购后续审计。物资采购后续审计是内部审计机构在提交物资采购审计报告后，针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计。

（一）被审计部门对于审计报告中所揭示的问题和偏差是否进行有效的纠正和改进，产生的实际效果如何。

（二）是否存在物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等情况。

第三章 审计程序

第十四条 审计处按照年度物资采购审计计划或按照学校要求组织开展物资采购内部审计，审计处按规定组成审计组或委托社会审计机构实施审计。

第十五条 审计处在实施审计前，按照规定向被审计部门送达审计通知书，同时，抄送物资采购有关部门。

第十六条 实施物资采购审计时，应当召开由审计组主要成员、被审计部门领导干部及其所在部门有关人员参加的会议，安排审计工作有关事项。

第十七条 被审计部门以及有关部门，应及时、准确、完整地提供与被物资采购审计有关的所有资料，包括采购计划、采购预算、项目审批表、招标公告、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定、付款结算等相关资料。

第十八条 被审计部门应当对所提供资料的真实性、完整性负责，并作出书面承诺。

第十九条 物资采购审计过程中，可以依规依法提请有关部门予以协助。有关部门应当予以支持，并及时提供有关资料和信息。

第二十条 审计组实施审计，形成审计报告初稿。

第二十一条 征求被审计部门意见，被审计部门应当自收到审计组审计报告初稿之日起10个工作日内提出书面意见；10个工作日内未提出书面意见的，视同无异议。

第二十二条 审计组应当针对被审计部门提出的书面意见，进一步研究和核实，对审计报告作出必要的修改，连同被审计部门的书面意见一并报送审计处。

第二十三条　审计处按照规定程序对审计组审计报告进行审定，出具物资采购审计报告。

第二十四条　物资采购审计报告按照规定程序报主管领导审批，审计报告应当送达被审计部门，并根据工作需要报送相关部门。

第二十五条 物资采购审计项目结束后，审计处应当组织召开会议，向被审计部门领导班子成员等有关人员反馈审计结果和相关情况。

第二十六条 被审计部门对审计报告提出的问题或建议进行认真梳理，明确整改目标和整改期限，确保物资采购活动中存在的问题得到有效整改。

第二十七条 对于物资采购审计中发现的重大问题线索，由审计处按照规定向主管领导报告。应当由纪检部门或有关主管部门处理的问题线索，由审计处依规依纪依法移送处理。

第四章  附则

第二十八条  本办法由审计处负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起试行。